Baggrunden for, at Edda Media tog beslutningen om at få et rapporteringssystem, var, at vi er en organisation, som har et hovedkontor med mange forskellige medieselskaber, som er spredt ud over Norge. Og der er et stort behov for rapportering, og når vi skulle samle sammen og få et totalbillede af, hvordan salg, oplagsudvikling, indtjening, og hvordan de spørgsmål er knyttet til oplag, så kunne vi ikke svare godt nok på det. Så måtte vi ud til hvert enkelt mediehus for at få information tilbage og sætte det op manuelt. Mediehusene havde også et behov for dybere indsigt i, hvordan den faktiske udvikling i kundedatabasen var, og så måtte de gå til en central enhed for at hente det, og det var tungt for os. Da vi kom i kontakt med Capana, så vi, at de havde løsninger, som kunne hjælpe os med disse spørgsmål, og vi fik defineret et projekt, som bidrog til, at det lykkedes os at få den nødvendige indsigt, som vi var på jagt efter.
Det har været at definere projektet helt fra start af. Vi definerede, hvilke faktiske behov vi havde, og i tillæg, så var det sådan, at virksomheden Capana havde været involveret i tilsvarende projekter i andre mediehuse tidligere. Så vi havde nytte af deres generelle kompetencer om medier og den branche, vi er i, så vi kunne relativt hurtigt gå ind i problemstillingerne, som berørte vores virksomhed, og de forstod, hvad vi talte om, og sammen kunne vi både definere vores behov og blive udfordret yderligere gennem deres erfaringer fra andre mediehuse, som betød, at vi kom yderligere ind i materien, hvilket har hjulpet os og givet forbedret indsigt i forhold til vores egen udvikling.
For Edda Media betyder det, at få dette system og at have fået det implementeret i vores organisation, flere ting. Før det første, så kan alle, altså jeg, som sidder centralt, og vores markedschefer og direktører, som sidder ude, umiddelbart hente information om sin virksomhed. Jeg kan hente information om hele virksomheden, bare ved at gå hen på min computer, og få et fuldstændigt billede af, hvordan situationen er, faktisk, i dag. Jeg kan nemt rapportere det videre. Det betyder, at dataene er meget hurtigt tilgængelige for os. I tillæg, så er det jo sådan, at vi på en helt anden måde end tidligere kan gå ind og analysere og lave dybdeanalyse og se på, hvilke strømninger der er i kundedatabasen.
Et eksempel, jeg kan nævne, er, hvor vi ser på varighed af kundeforhold. Resultater af kampagner, som vi har kørt. Resultater af kampagner, som vi har kørt i år, sammenlignet med tilsvarende tidligere år. Vi har udviklingstræk nu, over flere år, som vi ikke havde tidligere, og det er en nødvendig indsigt, for at vi kan prioritere vores investering i markedsarbejde på den rigtige måde.
Før vi fik SalesTrack og rapporteringsmotoren sat op i Edda Media, så var det en bestilling, som måtte gives til én person, som gik ind og lavede en rapport, og afhængigt af den totale arbejdsmængde (for vedkommende havde jo andre arbejdsopgaver også), så kunne det tage op til 2-3 dage, før vi fik en rapport tilbage. Og den rapport, vi fik, var ikke i nærheden af det detaljeringsgrundlag, som vi har i dag. Så vi fik en rapport, men vi fik ikke den indsigt, som vi i dag har knyttet til kundeforholdet. Så dette har hjulpet os, både fordi vi når som helst kan hente information om den faktiske situation, og vi kan analysere situationen på en helt anden måde end tidligere.
Det, vi kan gøre i dag, i forhold til tidligere, er, at vi har meget større træfsikkerhed i alt vores markedsarbejde. Vi har øget vores tilgang på salg. Vi er bedre til at holde på kunderne. Flere af vores indsatsfaktorer er lykkedes, ved at vi i dag kan gå ind og definere tydeligere: Hvad er det, der virker? Vi har en helt anden indsigt, ved at vi kan se, at den og den type mekanisme virker i markedet. Og så luger vi det arbejde, som ikke virker, ud, og lægger indsatsfaktorerne på de rigtige områder, sådan at vi får mere effekt for de samme penge.
Et af de områder, som vi ser, hvor vi har gjort tydelige greb i organisationen, er jo, at tidligere, før vi fik god nok indsigt, så havde vi fuldstændig outsourcing af alt salg hos os. Vi havde ikke en egen salgsorganisation knyttet til oplag og abonnement på vores aviser. Efter at vi fik sat os ned og analyseret dataene godt, så ser vi, at for os var det rigtigt at bygge en egen afdeling op. I dag sidder vi med en afdeling i en by, der ligger tæt på Oslo, som hedder Drammen, hvor vi nu har 65 sælgere, som dagligt sidder og arbejder med salg. Vi har øget tilgangsprocenten på alt salg vi laver. Vi har øget bibeholdelsen i forhold til kundeforholdet, og vi har lavere omkostninger på al vores salg, som gør at vi får meget mere ud af de samme investeringer, end det vi havde tidligere. Og det har været helt nødvendigt for os, for vi er en brance, som er i stor forandring. Flere og flere kunder vælger at bruge digitale platforme, og for os er det helt afgørende at være tæt på alle kundetransaktioner, så vi kan forstå, hvad der sker.
Da vi kom i kontakt med Capana, sad vi jo i en situation, hvor vi havde blandet erfaring med IT-implementering og med, at ting ofte lyder vældigt enkle og flotte, og så bliver det mere kompliceret, når man skal gå i gang. Capana må, i så fald, siges at være en positiv overraskelse. Alt de har aftalt med os, at de skulle levere, både i forhold til omkostninger og i faktiske leverancer, er blevet leveret. Vi har indtil videre ingen afvigelser i forhold til det, og vi mødte en meget kompetent organisation, som forstod vores business meget hurtigt og kunne vise dyb indsigt og businessforståelse.
Baseret på de erfaringer, vi har, fra før vi fik vores rapporteringssystem og frem til i dag, så er det vigtigste at sige, at vi arbejder meget mere præcist. Vi har fået en langt højere præcision i vores arbejde. Vi har mulighed for at kunne svare, vi har mulighed for at kunne informere, og vi har mulighed for at kunne motivere organisationen på de rigtige faktorer, så vi kan øge vores resultater. Vi skal bruge dette system videre. Vi skal videreudvikle de løsninger, vi har i dag, i en ny dimension, så vi oplever jo her, at vi har indledt en spændende rejse sammen med Capana, som skal følges tæt, videre fremover.
Baseret på den information, vi har, som vi får ud af systemet, så stemmer slutinformationen i de økonomiske data, de faktiske data, overens med regnskabssystemet. Og det har vi gjort over tid, og det er klart, at her har der været en "tuning", sådan at vi får det præcisionsniveau, som er nødvendigt. Men baseret på det, at vi ser over tid, at de her data stemmer, så stoler vi på de data, vi får. Og vi er trygge ved, at de beslutninger, vi tager basereret på de rapporter, vi får, de stemmer. Det oplever vi, at det skaber en grundlæggende tillid rundt om i organisationen.
